Organisation d’un hackathon,

comment ça se passe ?

Aujourd’hui, c’est mise en pratique ! Comment s’organise un hackathon, de manière simple et concise ? Concrètement, un hackathon se déroule en 3 phases : créativité, projet et présentation. C’est si simple que ça ? Oui mais.  

1. Trouver l’idée (et l’équipe)

Le but du hackathon est de réunir des personnes avec l’objectif de résoudre une problématique (par exemple « comment améliorer ma satisfaction client » ou « comment tenir les délais de livraison de projet ») ou d’innover sur un sujet (avec des thématiques parfois larges telle que « les transports en commun de demain » ou « la smart city »). Pour cela, vous allez convier vos collaborateurs ou un public externe (voir notre article précédent) et vous annoncerez le sujet en amont du hackathon. Cela permettra aux participants de commencer à avoir des idées et de pouvoir réfléchir au quotidien sur les innovations à apporter. Vous avez alors 2 choix :

Choix 1 : Vous êtes aux commandes

• Dans ce premier cas il vous faudra recueillir les idées de projets quelques semaines avant le hackathon et réunir un jury qui sera chargé de sélectionner les projets qui correspondent le plus à vos enjeux et attentes en tant qu’organisateur.

Choix 2 : Quartier libre

• Pour ce second cas, pendant la phase de présentation de projet nous suggérons aux participants de pitcher leurs idées, c’est à dire les résumer sous forme d’un présentation rapide et structurée (attention, 1 minute top chrono !). C’est à la fin de ces courtes présentations que l’ensemble des participants peut voter pour les projets qu’ils souhaiteraient voir aboutir.

De la même manière, les équipes pourrons se former en amont du hackathon ou pendant (après la phase de présentation des idées).

2. C’est l’heure d’innover !

Le hackathon est lancé, les idées sélectionnées et les équipes sont constituées. Maintenant il faut se mettre au travail ! Répartis en équipes dans l’espace aménagé pour les participants, ils vont se mettre au travail. C’est pendant ces phases là qu’il va falloir être attentif car chaque projet devra être suivi par des personnes extérieures afin d’en garantir l’avancée. L’organisation d’un hackathon ne se fait pas sans faire appel à des coachs et des mentors. Ces personnes peuvent être des collaborateurs, des coopétiteurs ou bien des personnes provenant d’un milieu complètement différent du votre (ces personnes deviendront des atouts pour les participants, en apportant des visions variées et réflexions différentes). Ils auront comme objectif d’aider vos participants à développer leurs idées et les appuyer dans la réalisation. En effet, nous leur donnons généralement 3 clefs :

Soyez bienveillant

Un coach et/ou un mentor est la pour aider les participants à avancer, il se doit d’accorder son ton et ses mots à chaque projet et chaque participant. Empathie et compréhension seront obligatoires pour comprendre les personnes portant le projet. Qu’est-ce qui les anime ? Pourquoi ce projet leur tient à cœur ? Comment se sentent-ils ?

Respectez les projets et les idées

Le rôle de l’accompagnant est d’apporter ses connaissances et expériences aux participants. Ses critiques doivent être constructives et doivent permettre au groupe de participants de rebondir. Il ne faut en aucun cas imposer sa vision.

Activez des prises de conscience chez les participants

Le but d’un hackathon est de produire un projet réalisable, l’un des rôle des coachs/mentors est de garder les participants sur la voie du réalisable. Les projets sont-ils réalisables techniquement ? Sont-ils viables ? Le business plan est-il cohérent ? Le coach aura pour rôle d’activer des prises de conscience chez les participants, le mentor devra pour sa part apporter ses compétences techniques pour permettre aux participants de mieux appréhender les aspects techniques ou les solutions annexes.   De plus, pendant la phase de travail, il est nécessaire de rappeler aux participants comment se fera la restitution du projet. Combien de temps dure la restitution ? Sous quel(s) format(s) (pitch, vidéo etc.) ? Avec quel(s) outil(s) de présentation (vidéo projecteur, écran, tableau blanc, etc.) ? Quels sont les critères les plus importants pour le jury (viabilité financière, prototype fonctionnel, étude de marché etc.).

3. Présentation des projets 

Le jury est généralement composé de 4 à 6 personnes :

• De personne(s) compétente(s) dans votre structure
• D’un ou plusieurs partenaires, ayant des profils différents
• D’experts dans le domaine

Chaque hackathon a un objectif qui lui est propre, c’est pourquoi le jury devra recevoir en amont un briefing comprenant les informations importantes du hackathon. Les restitutions des participants peuvent se faire sous plusieurs formes et suivront généralement une trame composée de 5 minutes de présentation et 5 minutes de questions/réponses. Accompagnées (ou non) d’une présentation et/ou d’un prototype fonctionnel. C’est bien évidemment seulement après délibération du jury que sera effectuée la remise des prix.

4. Et après ?

Quand il s’agit d’un hackathon interne à la structure, il est important de chercher à intégrer les projets gagnants, généralement proposés et conçus par les collaborateurs, afin d’améliorer le quotidien de ceux-ci. Vecteur de fierté et de sentiment d’appartenance, cela permet de se montrer à l’écoute des besoins et propositions des employés. Dans le cas d’un hackathon externe il existe d’autres solutions comme l’incubation ou l’accélération. Les avantages sont nombreux tant  pour améliorer votre notoriété que pour montrer votre soutient à l’innovation et à l’entrepreneuriat. En somme, il faut valoriser le travail des participants et mettre à profit l’événement.