Cas client hackathon – Gemalto

Services apportés

Qualification & dimensionnement des besoins

Gestion de projet, d’équipe & logistique terrain

Animation & création de contenu

Citations / Témoignagnes client

Introduction

Le leader mondial de la sécurité numérique Gemalto, soucieux de continuellement s’améliorer et adopter les meilleurs outils et pratiques de travail, a approché Les Insatiables pour accompagner leur Tiger Team (équipe experte et internationale qui a pour objectif de rechercher, concevoir et implémenter des solutions pour des situations problématiques exceptionnelles) afin :

• d’élaborer des solutions aux challenges auxquels ils font face, de manière collaborative et bottom-up
• de booster la créativité de ses collaborateurs
• de créer du lien & l’entretenir

Le challenge

Nos Interlocuteurs :

François Vatinet (Innovation and Business Risk Manager @ Gemalto, basé à São Paulo au Brésil) et Virginie Galindo (Voice of the CTO @ Gemalto & former W3C Advisory Board member, basée à La Ciotat en France).

Le Projet :

• Une demande client à préciser/qualifier

• Equipes à l’international

• Des experts externes (experts métier de l’industrie, indépendants ou salariés d’entreprises de la même industrie) à sourcer, convaincre de prendre part au workshop

• Des délais extrêmement serrés

• Une dimension team building en plus de l’enjeu stratégique visant à élaborer et faire adopter des solutions concrètes en termes de méthodes, outils, services & produits.

Les Participants :

• Participants Gemalto : 25
• Participants/intervenants/experts venant de coo/compétiteurs : 9
• Mentors hors coo/compétiteurs : 5
• Pays : France (3 localisations), USA, Suède, Brésil & Inde.

Notre approche / La solution

François souhaitait être accompagné pour l’organisation d’un hackathon d’une journée et demi pour la Tiger Team de Gemalto. Les membres de la Tiger Team étant internationaux, ce hackathon devait se tenir entre Marseille et Aix-En-Provence du fait de la proximité avec les axes autoroutiers, la gare TGV ainsi que l’aéroport.

Gemalto organise généralement leurs hackathons en interne, c’est pourquoi il nous a fallu comprendre au mieux leurs méthodologies et habitudes afin de pouvoir les améliorer.

Qualification & dimensionnement des besoins

Les participants ont-ils besoins d’un transport ? Combien seront-ils ? Qui sont-ils ?

Dans un premier temps, nous avons établi un cahier des charges avec le client afin de fixer les objectifs et les besoins. C’est lors de cette première étape que nous échangeons beaucoup d’informations puisque nous devons nous imprégner des raisons pour lequel le client souhaite organiser ce hackathon.

Ici, il est question d’un hackathon pour une équipe de 25 employés de l’entreprise Gemalto, dont une partie viendra spécialement de l’international. Nous devons alors juger des besoins au mieux, afin de trouver le lieu, les divertissements, l’animateur et la structure la mieux adapté à l’événement.

Le projet se fixe sur un hackathon de 40 personnes (25 employés et 15 coopétiteurs à sourcer) d’une durée d’1,5 jour, entre Aix-en-Provence et Marseille afin de faciliter les déplacements. Nous avons à notre charge :

• Le lieu
• Le logement
• La restauration
• L’animation
• Les divertissements

L’objectif du hackathon : élaborer des solutions opérationnelles et actionnables dans un délais de 6 semaines

Gestion de projet, d’équipe & logistique terrain

Le délais étant court (1 mois entre la prise de contact et l’événement) nous avons dû réagir très rapidement afin que l’événement soit finalisé au moins 7 jours avant son lancement. Quand il est question de projet d’innovation, il n’y a pas de place au hasard. Tout doit s’accorder parfaitement afin mettre les participants dans les meilleurs conditions pour créer, échanger et travailler.

Validation des points à chaque étape : choix des différents lieux et de leurs agencements, choix des animation (ainsi que leurs formalités administratives), signalétiques, restauration, lots personnalisés pour les équipes gagnantes et évidemment, rédaction d’un roadbook opérationnel regroupant l’ensemble des informations cités.

De plus, nous avons mis en relation le client avec notre réseau afin qu’il puisse inclure des coopétiteurs à son hackathon.

2 semaines avant l’événement, premier repérage sur place avec le client.

Animation & création de contenu

Pour l’animation, nous avons fait appel à notre équipe de facilitateur. Nous avons confié la tâche à Lily Gros (La Minute Facilitation) !

Nous avons pu travailler ensemble sur les animations et les différentes phases de l’événement pour créer un cadre favorable à la création. Il faut alors prendre en compte le nombre de participant (et donc d’équipe), la disposition de la salle ainsi que la durée de l’événement. Le tout pour atteindre les objectifs du client. 

Résultats & Bénéfices

L’organisation de cet événement arrive pendant les négociations de rachat de Gemalto par Thales, ce qui complique malheureusement les retombées possible du hackathon.

Les Insatiables : À +6 mois, qu’en as-tu retiré ?
François V. : C’était une très bonne expérience, le format d’événement est innovant, nous avons eu un bon retour des participants ainsi que la satisfaction des responsables du management.

Les Insatiables : Qu’a t’il à été bénéfique et qu’a t-il été appliqué ?
François V. : Cela a été bénéfique pour animer l’équipe (ndlr : team building), et aussi pour sortir des recommandations, même si celles-ci n’ont toujours pas été implémentées faute de ressources.

Les Insatiables : As-tu constaté un impact ?
François V. : L’événement a été marquant par son côté innovant, mais les retombées ne sont pas perceptibles au niveau de ce qui s’en serait suivi.

Les Insatiables : Envisages-tu de reconduire ce type d’initiative (avec cette équipe et/ou d’autres départements) ?
François V. : Oui, maintenant cela dépendra probablement de ce que Thales voudra faire une fois qu’ils auront racheté Gemalto.

Besoin d’aide pour votre équipe ?

Discutons de la manière dont nous pouvons vous aider :

hackathon@insatiables.fr